Qu’est-ce que le périmètre d’archivage à connaître pour une entreprise ?

Quels documents les entreprises doivent-elles archiver ?

Les règles d’archivage des documents papier évoluent régulièrement mais existent depuis maintenant de nombreuses années comme nous le rappellent les archivistes de la société Arcalys Archivage lorsqu’ils évoquent le fameux « plan d’archivage ».

Si les entreprises sont désormais familiarisées avec ce type de procédure, le stockage des archives numériques n’est quant à lui pas tout à fait ancré dans les habitudes des professionnels. Voici la liste non exhaustive des documents devant être conservés sous support informatique :

• la comptabilité analytique ou budgétaire
• le fichier d’inventaire
• le fichier des écritures comptables
• les livres comptables légaux
• les pièces justificatives dématérialisées
• le plan comptable de l’entreprise
• les données de gestion des immobilisations
• la détermination de coûts d’achat, de transfert, de production, etc.
• les éléments de calcul des dépréciations et provisions

A noter que l’archivage numérique ne dispense pas de conserver sous format papier une grande partie des documents électroniques.

Cas des entreprises multinationales

Il n’est pas rare que l’ERP (Enterprise Resource Planning) d’un groupe international gère plusieurs entités réparties dans différents pays. Il est dans ce cas important que les spécificités nationales soient prises en comptes, ce qui est loin d’être la tendance actuelle. Les multinationales, à la recherche de toujours plus d’économies, préfèrent opter pour un « Core Model » (modèle de référence). Cette option est tout à fait déconseillée.

La réglementation des contrôles fiscaux est en effet propre à chaque pays. Le modèle d’implantation à suivre serait donc de mettre en place un processus d’archivage dans un pays puis de tenter de l’implanter dans un autre (en l’ajustant si besoin) en prenant en compte la législation en vigueur et les habitudes nationales. Toute modification des règles de gestion doit en théorie faire l’objet d’une procédure dédiée.