Que fait un(e) télésecrétaire ?

Les entreprises sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses à externaliser leurs tâches de secrétariat. Faire appel à des prestataires externes les avantage en effet en plusieurs points. Mais les télésecrétaires sont-ils aussi efficaces que les secrétaires travaillant en interne ? Quelles missions peut-on leur confier?

Le télésecrétaire: un secrétaire travaillant à distance

Si le service de télésecrétariat suscite l’engouement des entreprises, c’est parce qu’il leur permet de disposer d’une secrétaire tout en évitant les désagréments liés à une embauche. Le télésecrétaire effectue en effet les mêmes tâches qu’un secrétaire travaillant en interne. De façon générale, il:

• gère les appels téléphoniques de son client ;
• enregistre les rendez-vous et organise l’agenda de son client en fonction ;
• répond aux courriers et mails de son client ;
• retranscrit les rapports de réunion, effectue la mise en page de documents et classe les fichiers ;
• met à jour les bases de données ;
• établit, relance et envoie les factures diverses.

Selon les besoins de l’entreprise, le télésecrétaire peut effectuer ces missions de façon permanente ou ponctuelle, en cas d’absence de la secrétaire interne par exemple. Par ailleurs certains télésecrétaires sont spécialisés dans des domaines spécifiques. L’on distingue ainsi des télésecrétaires médicaux, juridiques ou immobiliers entre autres.

Le télésecrétaire : quelles compétences et qualités ?

En raison du grand nombre de missions qu’il prend en charge, le télésecrétaire doit avant tout être polyvalent et particulièrement organisé. Il doit être en mesure d’effectuer toutes les tâches qui lui sont confiées selon un ordre de priorité spécifique. La capacité de gestion de temps est de ce fait un atout important.

Doté d’une grande capacité d’adaptation, le télésecrétaire doit avoir le sens de l’écoute et du service. Par ailleurs, un bon télésecrétaire doit savoir rester professionnel et calme même en période de stress intense. En ce qui concerne les compétences techniques, ce professionnel doit bien évidemment maîtriser les outils bureautiques et parler idéalement d’autres langues que le français. Il s’agit d’un atout de taille, lorsque le travail implique de communiquer régulièrement avec des collaborateurs étrangers.

Pourquoi recourir aux services d’un télésecrétaire ?

Faire appel à un service de télésecrétariat permet aux entreprises de :

• mieux se concentrer sur leur cœur de métier. La charge de travail dans les PME/TPE ne justifie généralement pas le recours à une secrétaire interne à temps plein. Le manager effectue lui-même les tâches administratives et met donc de côté, ses propres missions. En faisant appel à un télésecrétaire, il se décharge des tâches annexes et peut enfin se concentrer sur ses principales activités comme l’affirme ce blog de marketing d’entreprise.
• de faire des économies. Faire appel à un télésecrétaire dispense en effet du paiement de la TVA et du RTT. Les sociétés économisent également sur les frais liés au recrutement : achat de mobilier et de matériels informatiques entre autres. En fonction des modalités du contrat, le télésecrétaire est payé à la journée, par mois ou par mission.
• accéder à une formule souple et sans engagement. Les entreprises sont libres de faire appel au prestataire en télésecrétariat quand bon leur semble, pour des missions permanentes ou ponctuelles.

En fonction des termes du contrat, le télésecrétaire peut travailler à des horaires flexibles, tard dans la nuit et même les week-ends.