Changement de secrétariat social : pourquoi et comment faire ?

Le secrétariat social est une structure qui prend une place croissante au sein des entreprises. Essentiellement chargé de la gestion des tâches administratives, son assistance est essentielle pour l’employeur, aussi bien que pour les employés. Cela dit, il arrive qu’à un certain moment, une entreprise souhaite opter pour un autre secrétariat social, pour une raison ou une autre. Détails !

Les raisons possibles de changement de secrétariat social

Plusieurs cas de figure peuvent pousser une entreprise à vouloir changer de secrétariat social. Lors du premier entretien, elle a convenu avec le prestataire, une ligne de conduite à suivre, ainsi que des délais et des objectifs à atteindre. Cependant, les années ont beau défiler, les prestations fournies par le secrétariat social ne correspondent pas aux attentes, et ce, malgré les nombreuses remarques. Il arrive aussi qu’à un moment, on constate que les offres d’autres structures sont plus intéressantes et appropriées au cas de l’entreprise. Et en termes de prestataire, il est tout à fait normal d’opter pour le plus offrant, dans l’intérêt de l’entreprise.

Par ailleurs, on peut aussi penser à un changement lorsque les solutions relatives proposées, relatives à la gestion des ressources humaines, ne correspondent plus aux besoins de la société. Plus précisément, l’outil RH proposé par le secrétariat social ne connaît aucune évolution, alors que l’entreprise est en pleine croissance, avec des besoins toujours grandissants. Le logiciel utilisé ne peut plus répondre aux besoins, éventuellement suite à une importante croissance du nombre de collaborateurs. En somme, un secrétariat social qui ne répond pas aux besoins d’évolution de l’entreprise devra être remplacé par un autre pouvant lui offrir des conditions optimales, au risque de retarder ou d’être un frein à ses projets futurs.

Procédures à suivre dans le cadre d’un changement de secrétariat social

Bien que le changement de secrétariat social soit réputé pour être complexe, cela ne doit pas constituer une raison pour faire marche arrière. Cette opinion préconçue s’explique par la lourdeur des démarches administratives concernant le transfert des dossiers. A cet effet, il faut savoir que le nouveau secrétariat social pourra s’en occuper. Pour changer de secrétariat social, il convient de respecter les termes du contrat passé avec l’ancien prestataire, notamment, en ce qui concerne le délai de préavis prévu dans le document. Ce délai respecté, il faut choisir le secrétariat social qui répond le plus aux nouveaux besoins de l’entreprise, pour assurer un bon développement.

Aussi, il faut faire attention à ne pas reproduire les mêmes erreurs qu’auparavant. En effet, les offres proposées doivent être étudiées scrupuleusement. On pourra également les comparer avec d’autres propositions, pour faire un choix fiable et raisonnable. Dans un premier temps, il faudra sélectionner les prestataires les plus connus et qui jouissent de la meilleure réputation. Puis, durant l’entretien, on pourra déterminer si leurs offres correspondent aux attentes de l’entreprise, sans oublier de demander un devis. Bien entendu, le coût représente également un facteur de choix important. L’idéal est de trouver un prestataire capable de répondre aux besoins et au budget prévu.