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Qu’est-ce que le plan d’archivage ?

Le plan d’archivage est un document détaillant l’organisation et la mise en œuvre des documents archivés au sein d’une structure.

Organisation de l’archivage

Le plan d’archivage organise tout d’abord le calendrier, prévoyant à quelle date tel document devra être détruit en fonction des durées légales de conservation. Il intègre également le périmètre d’archivage qui définit quel type de document devra être archivé. Il est en charge de la gestion des responsabilités liées à l’archivage (respect des normes réglementaires) et des demandes de rechargement. Il organise enfin la destruction des archives au moment adéquat.

C’est l’équipe projet qui se charge traditionnellement de la mise en place du plan d’archivage, le comité de pilotage devant toutefois le valider. Dans l’idéal, la plupart des composantes de l’entreprise doivent avoir été consultées : équipes métiers, section juridique, responsable documentaire, direction des systèmes d’information, etc.

L’archivage papier ou archivage physique, toujours d’actualité !

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Arcalys, une société spécialisée dans l’archivage Physique

L’archivage physique représente aujourd’hui encore un volume de données conséquent. Le plan d’archivage vise à assurer l’organisation des archives papier et la cohérence de la politique de l’entreprise vis-à-vis des archives. Même archivés, il est important que les documents restent à disposition en cas de nécessité. L’objectif est alors de les retrouver rapidement et simplement à l’aide de leur référence.

Pour en savoir plus sur l’archivage physique, nous recommandons de vous adresser aux professionnels de l’archivage de documents. De nombreuses sociétés de toutes tailles peuvent prendre en charge vos archives. La société Arcalys, située dans le Grand Est et en région parisienne,  a développé un savoir-faire et une expertise reconnus dans le secteur, avec une offre globale très intéressante.

L’explosion de l’archivage numérique

L’archivage électronique ou numérique est devenu une obligation.  Sa gestion requiert une expertise loin d’être si répandue qu’on pourrait le penser.

L’ archivage électronique ou numérique est devenu une obligation.
Sa gestion requiert une expertise loin d’être si répandue qu’on pourrait le penser.

L’archivage des éléments dématérialisés est un enjeu majeur au regard du tsunami de données numériques auquel doivent faire face les entreprises à l’heure actuelle. Pour une efficacité maximale, le plan d’archivage prend en compte tous les aspects de cette opération :

  • La qualité des archives : toutes les informations doivent être renseignées (références, dates, etc.) et les documents conformes à la réglementation en vigueur
  • La sélection des documents à archiver (tout ne doit pas l’être)
  • L’organisation du système d’archivage : la procédure détermine qui est le producteur de l’information, le propriétaire, l’utilisateur, le responsable mais aussi qui est la personne chargée de l’administration du système et de la maintenance
  • La pérennité des supports
  • Les règles et procédures de destruction des archives
  • La prise en charge en interne ou l’externalisation de l’archivage
  • Le rechargement des archives pour consultation

Cas particulier : la restructuration d’entreprise

Dans le cas où une entreprise serait amenée à être réorganisée (rachat ou fusion), c’est également le plan d’archivage qui assure la transmission et la pérennité des archives ainsi que l’harmonisation des politiques d’archivage entre les différentes structures.