entreprise

Comment organiser le déménagement de vos bureaux d’entreprise ?

La relocalisation de votre bureau exige un ensemble de priorités différent de celle d’un déménagment personnel.

Nous vous suggérons de commencer à planifier votre déménagement environ 12 semaines avant la date prévue afin de préparer vos employés à ce déménagement.

Les entreprises doivent veiller à perturber le moins possible les employés et le matériel de bureau pendant le déménagement. Si un déménagement n’est pas bien planifié, les revenus peuvent être rapidement affectés et les niveaux d’anxiété au sein de l’entreprise peuvent entraîner une baisse d’efficacité. Une préparation de premier ordre est essentielle pour réduire ce risque.

Vos premiers pas

  1. Demandez à un certain nombre d’agence déménagement d’entreprise de visiter vos locaux (anciens et nouveaux) avant qu’elles ne vous donnent un devis. Pensez à la date que vous préférez – la plupart des entreprises de déménagement de bureaux relocalisent votre entreprise un samedi ou un dimanche pour condenser l’interruption de la journée de travail.
  2. Confirmez que votre entreprise de relocalisation est en mesure de gérer et de déplacer les postes de travail et les équipements électroniques. Posez des questions et obtenez des références afin de ne pas douter de leur aptitude à déménager.
  3. Visitez votre nouvel espace de travail et n’oubliez pas de prendre les mesures des articles de grandes dimensions pour vous assurer que les équipements s’adapteront aux couloirs et aux entrées.
  4. Concevez un plan d’aménagement des bureaux et des équipements.
  5. Sur votre plan d’étage, n’oubliez pas que les articles de grande taille habituels tels que les chaises, les imprimantes, les classeurs de bureau, etc. ont besoin d’un espace contigu pour permettre aux chaises de bouger, aux tiroirs de s’ouvrir et aux étagères d’être accessibles.
  6. Montrez votre plan d’étage aux employés clés pour obtenir leur approbation et profitez-en pour réorganiser certains groupes de membres du personnel.
  7. Le plus important – assurez-vous d’avoir une connexion internet efficace à votre arrivée, afin que vos employés soient le moins dérangés possible à leur arrivée.

Avant le déménagement

  1. Une fois le plan d’étage établi, envoyez une copie à tous les membres du personnel afin qu’ils puissent visualiser leur nouvel environnement avant le déménagement. N’oubliez pas de mettre des copies de ce plan d’étage à disposition dans les nouveaux bureaux le jour du déménagement.
  2. 2. Donnez à votre entreprise de déménagement de nombreuses photocopies du nouveau plan des bureaux.
  3. Marquez chaque pièce à déménager avec des autocollants ou des étiquettes de couleur (par exemple une couleur par étage ou département) afin que les déménageurs sachent où les placer dans le nouveau bureau. Rendre les codes de couleur accessibles à tous.
  4. N’oubliez pas d’indiquer clairement tout meuble ou équipement qu’il n’est PAS nécessaire d’emporter dans vos nouveaux bureaux.
  5. Prenez le temps de rappeler à votre personnel ses responsabilités. Doivent-ils emballer leurs propres dossiers ? Superviser le déménagement de leurs propres postes de travail ? Emballer leurs propres tiroirs ?
  6. Il vaut la peine d’employer un spécialiste en informatique pour reconnecter votre réseau le plus rapidement et le plus efficacement possible. Certains déménageurs commerciaux ont un spécialiste interne pour cela.

Le jour du déménagement

Dites à votre personnel ce que vous attendez de lui. Vous pouvez leur accorder une demi-journée de congé pour qu’ils ne traînent pas au bureau ou vous pouvez leur demander d’attendre dans les nouveaux bureaux.

  1. N’oubliez pas que la santé et la sécurité de vos employés et de l’entreprise de déménagement sont absolument essentielles.
  2. Ne permettez pas à votre personnel de soulever des objets lourds, n’oubliez pas les risques de trébuchement et assurez-vous que le câblage électrique est bien organisé.
  3. Permettez à vos spécialistes du déménagement de faire ce qu’ils savent faire de mieux ; ils savent comment scotcher les classeurs (qui sont généralement déplacés pleins), mettre en boîte le matériel et emballer les ordinateurs en toute sécurité avant de les mettre dans leur camion.
  4. N’oubliez pas de faire preuve d’une attention particulière pour les documents sécurisés ou confidentiels. Faites-en sorte que les données obsolètes mais sensibles soient déchiquetées et non pas simplement jetées dans une benne. Votre entreprise de déménagement peut avoir un interlocuteur spécialisé qui peut se charger de cette tâche.
  5. Veillez à ce que vos employés aient facilement accès aux nouvelles toilettes, à la bouilloire et à l’évier.
  6. Dites à votre personnel quelles sont les nouvelles dispositions en matière de stationnement et veillez à ce que les permis soient attribués.
  7. Envoyez vos cartes de changement d’adresse

Enfin…

Célébrez avec votre personnel – c’est un nouveau chapitre pour votre entreprise !