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Le module EDC : une solution de dématérialisation globale de documents

De nombreuses entreprises sont à la recherche de solutions innovantes et efficaces pour dématérialiser leurs documents comptables. À l’ère du numérique, la numérisation des dossiers est en effet très à la mode et très pratique. Le module EDC est la réponse à la problématique de certaines enseignes.

Le module EDC : c’est quoi concrètement ?

Le module edc représente une solution de dématérialisation globale de documents sortants tels que les factures clients, les bulletins de paie, les contrats, etc. Le module prend également en charge les factures fournisseurs dans le respect des textes de loi et des normes, en France comme en Europe. Il répond parfaitement aux attentes des clients et distributeurs auprès des PME notamment. Il gère également les formats PDF et XML en conformité aux préconisations de l’organisation GSI. Cet outil gère aussi l’inventaire des bandes magnétiques, des boîtes et des dossiers pour toute la durée de leur vie. Aussi, le programme intègre des certificats de signature électronique RGS, délivrés par les Autorités de Confiance ou AC.

Ces documents permettent de garantir l’intégrité des données, l’identité du signataire et redonnent au document une valeur juridique. Le logiciel EDC propose également un archivage et un horodatage. Concernant le transfert des dossiers, il peut s’effectuer manuellement ou via une plateforme spécifique. Une fois la transmission des fichiers est réalisée avec succès, le destinataire reçoit un email de lien à suivre. Dès lors qu’il clique dessus, le fichier horodaté et signé s’ouvre en connexion sécurisée. De son côté, l’expéditeur reçoit un accusé de réception et une traçabilité de lecture. Enfin, le document dématérialisé, horodaté et signé est archivé pour le destinataire et l’émetteur.

Quels sont les avantages de l’utilisation de ce type de programme ?

La solution EDC offre de nombreux avantages aux utilisateurs. Tout d’abord, elle permet de transférer rapidement les factures aux clients et de conserver leur intégrité dans un coffre-fort digital. Elle garantit aussi des services de numérisation sur demande aux clients. Le programme mise également sur le respect de la confidentialité des procédures. En effet, seuls le destinataire et l’expéditeur ont connaissance du document. Tout accès au dossier est tracé qu’il ait été ouvert par l’émetteur, l’administrateur ou le destinataire.

Selon les besoins de l’entreprise, il est possible d’archiver ou de détruire immédiatement les documents après le téléchargement. Une facturation dématérialisée offre la possibilité de sécuriser les échanges ainsi que les procédures comptables. L’individu aura directement accès aux pièces comptables et pourra vérifier de suite la bonne imputation de la facture. Par ailleurs, le logiciel permet de stocker les archives sur des serveurs centralisés. Ces derniers sont protégés par des professionnels dans le domaine, qui mettent en œuvre les mesures possibles afin de limiter les risques de perte de données ou du non-respect de la confidentialité.