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Le Record management, qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Le records management consiste à identifier les documents d’importance (aussi appelés documents engageants) d’une entreprise ou organisation et à les conserver pendant toute la durée imposée par la législation.

L’objectif est évidemment de pouvoir les retrouver et consulter facilement en cas de besoin. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le blog sur l’archivage de la société Arcalys, spécialiste de l’archivage physique, et dédié à l’archivage. Voir l’article sur l’archivage managérial.

Archiver les documents engageants

Record est un mot anglais désignant un document contenant un savoir faire ou une information d’importance ; en bref un contenu de nature comptable, technique, juridique ou autre qui doit être conservé. Le record (papier ou numérique) est daté, validé et figé, empêchant toute modification ultérieure. Déterminer quels sont les documents engageants (traduction la plus proche de records) est capital car cela évite de conserver les copies ou contenus sans importance.

Étapes du records management

Cette méthode de travail consiste à :

  • Étudier l’organisme pour identifier les documents engageants et déterminer les durées de conservation
  • Mettre en place des règles de gestion des archives
  • Élaborer des procédures de tri, conservation et destruction des documents
  • Assurer une formation de tous les collaborateurs de l’entreprise. Un document produit aujourd’hui étant une archive de demain, il est important que chacun soit sensibilisé à cette problématique

Informations complémentaires

  • Le records management permet la gouvernance de l’information mais ne couvre pas la veille documentaire, le partage des connaissances non écrites et les composantes techniques de la conservation numérique
  • Le records management s’appuie sur la norme internationale ISO 15489
  • Les termes records management et archivage sont identiques si l’archivage concerne la gestion des documents engageants dès leur production. Archivage sera différent de records management si l’activité consiste à trier des documents longtemps après leur création ou à les transférer dans un local dédié (équivalent du tri et du transfert de stockage)
  • Le records management ne permet pas de gérer les archives historiques. Son objectif premier est de protéger les documents engageants pendant leur durée légale de conservation. Les archives historiques ne sont, par définition, pas concernées par cette problématique. La gestion de ces dernières consiste à collecter, traiter et communiquer ces documents témoins du passé.

Le tableau de gestion n’est pas un outil de records management puisqu’il a pour objectif de préparer la collecte des archives historiques. Ses critères de tri (avant même la production des documents) ne font pas de distinction entre les archives engageantes et les documents de moindre importance.