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L’accueil : une fonction cruciale dans une entreprise

Bureaux d’études, cabinets d’avocats ou encore petites structures du secteur tertiaire, les entreprises ne peuvent plus se passer de la fonction d’accueil. Il s’agit d’une activité essentielle dans une organisation. En effet, la façon dont les visiteurs sont accueillis en dit long sur l’image de la société. Afin de faire bonne impression, plusieurs enseignes décident alors d’externaliser ce service.

L’importance de l’accueil physique en entreprise

Jusqu’au début des années 90, la qualité de l’accueil physique était le dernier des soucis des entreprises. La plupart d’entre elles déléguaient cette fonction à une ressource interne qui n’a aucune compétence en la matière. Souvent, il s’agissait du secrétaire de direction, voire l’agent de sécurité. Pourtant, confier une telle mission à une personne dont ce n’est pas le métier peut avoir des conséquences désastreuses sur la manière dont les visiteurs perçoivent la société.

La moindre erreur, comme une mauvaise expression, un manque de courtoisie pourraient en effet nuire à l’image de l’enseigne. Par ailleurs, surtout dans les établissements commerciaux, un bon accueil participera aussi à la fidélisation de la clientèle. Cela encouragera effectivement les clients à revenir et développer une meilleure perception envers la compagnie.

Conscientes de son importance, de nombreuses structures s’impliquent davantage dans l’amélioration de ce service. Ainsi, près de 60% des sociétés françaises disposent désormais d’une équipe spécialisée pour recevoir les clients, les associés, les fournisseurs ou encore les prospects. Et environ 45% des organisations ont aménagé les lieux de manière à ce qu’ils soient plus engageants. Enfin, un nombre croissant de dirigeants décident de confier cette mission à des hôtesses pour optimiser l’accueil de l’entreprise.

Externaliser l’accueil en entreprise : une solution intéressante

L’accueil est le premier visage d’une entreprise. Les spécialistes s’accordent d’ailleurs à dire qu’il s’agit de la carte de visite de toute structure. Il faut donc bien soigner cette fonction en revoyant plusieurs points. Ainsi, afin de garantir la qualité de ce service, il est préférable de l’externaliser. Aujourd’hui, 40% des sociétés disposent désormais d’hôtesses pour recevoir les visiteurs, assurer le confort des clients ainsi que de la gestion des courriers.

L’externalisation présente plusieurs avantages, le premier étant la réduction des coûts. Il s’agit en effet d’une solution privilégiée par les enseignes en restriction budgétaire. Cela permet effectivement d’avoir une meilleure maitrise du budget.

La collaboration avec des agents externes est aussi particulièrement conseillée lorsqu’une entreprise veut bien accueillir les clients étrangers. Pour cela, il suffit de faire appel à une agence d’hôtesse d’accueil bilingue. Celle-ci dépêchera une équipe qui parle couramment la langue souhaitée. De ce fait, le personnel pourra orienter facilement les visiteurs et répondre correctement à leurs éventuelles questions. Bien sûr, les honoraires des hôtesses dépendront de plusieurs facteurs. Il convient alors de s’adresser directement aux prestataires pour s’informer sur les différentes conditions.