Businesswoman working on a computer at home.
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Les étapes pour une mise en œuvre EDI réussie

Le flux EDI (Échange de Données Informatisé) est l’un des moyens d’échange de documents commerciaux les plus pertinents pour fluidifier les transactions, faciliter les processus d’achats et optimiser les performances en entreprise. Implémenter l’EDI au sein de son système informatique requiert du temps et une bonne organisation mais cet investissement apporte énormément de bénéfices.

Définition de l’EDI

L’EDI (Échange de Données Informatisé ou Electronic Data Interchange) est un outil d’échange numérique de documents commerciaux entre entreprises. Créé il y a plus de 25 ans, l’EDI a vocation à dématérialiser les documents commerciaux en éliminant les envois papiers et en supprimant au maximum l’intervention humaine. Ceci dans le but de fluidifier les transactions, d’éliminer le risque d’erreurs, de réduire les coûts et de gagner du temps. Contrairement à une facturation manuelle estimée à environ 5 jours de traitement (entre la création de la facture, l’envoi, la réception et le paiement), l’EDI permet de traiter une facturation en moins d’une heure. Certains experts estiment également que l’EDI peut permettre une diminution du délai de livraison des marchandises de 30 %.

Les documents les plus couramment concernés par l’EDI sont les factures, les bons de commande, les avis de livraisons ou encore les devis. Il s’agit des documents commerciaux les plus fréquemment échangés, et dont la dématérialisation permet des économies de temps et d’argent colossales. Traduits dans des formats standardisés, ces informations sont transmises d’ordinateur à ordinateur sous forme de données et traitées automatiquement.

Selon l’Union Européenne, il serait possible de réduire les coûts de 120 euros par facture par an grâce à l’EDI. A titre d’exemple, le secteur de la grande distribution économise chaque année 775 millions d’euros grâce à cet outil.

Les 10 étapes clés pour la mise en œuvre d’un projet EDI

Mettre en place un système EDI au sein de son entreprise requiert du temps et une bonne organisation. Voici les 10 étapes principales à suivre pour une implémentation EDI réussie.

•        Étape 1 – Structurer le projet : définir une structure organisationnelle en déterminant le coordinateur EDI, les membres du comité de pilotage, un représentant de la direction en charge du suivi ainsi qu’une équipe EDI chargée de déployer le système.

  • Étape 2 – Identifier le potentiel de l’entreprise: il s’agit ici de définir les priorités en identifiant les domaines de l’entreprise au sein desquels l’EDI sera le plus profitable.
  • Étape 3- Analyser les coûts et retours sur investissement prévus afin de pouvoir déterminer le cycle commercial le plus rentable sur lequel se concentrer dans un premier temps.
  • Étape 4 – Développer une solution EDI spécifique : les analyses précédentes permettent de conclure sur les difficultés techniques et commerciales de l’entreprise et de ses partenaires, ce qui permet de définir la solution EDI la plus adaptée (infrastructure informatique nécessaire, connexions réseaux, programmation etc.)
  • Étape 5- Choisir le bon matériel EDI et le prestataire adapté
  • Étape 6- Mettre en place l’EDI dans son système interne : en faisant appel à une équipe de programmateurs EDI spécialisés.
  • Étape 7- Assurer la compatibilité des données avec le système EDI : dans le but de pouvoir les intégrer
  • Étape 8- Effectuer un mapping des données à échanger : il est nécessaire de mapper les documents pour garantir une transmission fluide et efficace des données.
  • Étape 9- Démarrer par un projet pilotepour tester le système en conditions réelles avec quelques partenaires commerciaux
  • Étape 10- Étendre progressivement le système à tous les partenaires.