conservation des documents

Entreprise : Zoom sur la conservation des documents

Dans une entreprise, l’administratif représente une activité obligatoire et parfois rebutante. Toute entreprise, quelle que soit sa taille, se trouve dans cette situation. Cela concerne aussi bien les micro-entrepreneurs, que les PME en passant par les groupes. Pour éviter tout problème et gagner du temps, il convient alors de bien gérer le stockage et l’archivage des divers documents, relatifs à l’entreprise. Voici donc quelques principes à intégrer pour gérer au mieux les papiers de votre entreprise.

Respecter la durée de conservation des documents

Tout d’abord, il convient de parfaitement respecter la durée de conservation des divers documents de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez au préalable vous renseigner sur la durée pendant laquelle votre entreprise doit garder les divers papiers. Par exemple, vous devez conserver toutes les factures pendant 10 ans. Si votre entreprise a des employés, leurs fiches de paie doivent être gardées pendant 5 ans. De même, vous devez conserver pendant 5 ans les relevés bancaires et les talons de chèque… Bien entendu, renseignez-vous pour les autres types de documents !

Classez correctement vos papiers

Une possibilité est alors de conserver les documents en version papier pendant toute la durée voulue. Dans ce cas, il convient de les stocker de manière ordonnée. Cela vous permet de gagner un temps précieux le jour où vous devez retrouver un document précis. Pour faire bien, nous vous conseillons de fonctionner avec des classeurs. Selon la quantité de documents à l’année, vous pourrez segmenter vos classeurs différemment. Ensuite, nous vous recommandons de dédier un espace à vos différents classeurs. Pour cela, n’hésitez pas à vous équiper d’un vestiaire d’entreprise, qui aura pour fonction de conserver tous vos classeurs.

La numérisation des documents

En parallèle, précisons que certains documents peuvent être conservés au format numérique. Cette option vous permettrait de gagner de la place dans vos locaux. En effet, une fois les documents concernés scannés, vous pourriez détruire les versions papier. Notez toutefois que la numérisation de tous vos documents représente un certain temps de travail. Ensuite, pour que cela vous soit profitable, vous devez bien les ordonner. Dans le cas contraire, vous auriez beaucoup de mal à retrouver vos documents, lorsque vous en avez besoin. Enfin, prévoyez un espace de stockage, qui soit sûr et sécurisé. En l’occurrence, ne les sauvegardez pas seulement sur votre ordinateur mais également sur un disque dur externe ou sur le cloud.

Quoi qu’il en soit, définissez bien la manière dont vous allez conserver tous les documents de votre entreprise et respectez cela ! En effet, la moindre négligence peut vite vous conduire à une situation, qui vous dépasse.