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Ce que vous devez savoir sur le logiciel RGPD

Le RGPD concerne tous les secteurs d’activité et tous les métiers. Aujourd’hui, le contexte professionnel implique toujours un traitement des données personnelles au niveau des différents services d’une entreprise. Ainsi, vous munir d’un logiciel RGPD semble être la solution idéale pour vous mettre en conformité par rapport au règlement européen.

Logiciel RGPD : définition et fonctionnement

Il s’agit d’une solution informatique ayant pour rôle de vous permettre d’être en conformité avec les différentes lois régies par le règlement général européen sur le traitement et la protection des données traitées. Avec cet outil, chaque data sur les clients, le personnel ou les fournisseurs ne peut être ni traitée ni divulguée dans leur consentement, comme le stipule la loi de data protection dans le RGPD.

Toutes les entreprises qui souhaitent se conformer au RGPD doivent disposer d’un logiciel qui prend en charge, de manière automatique, tous les registres des traitements, mais aussi le respect des données à caractère personnel. La vie privée des clients et du personnel est de ce fait bien conservée.

Grâce à un outil informatique qui est mis en conformité avec le règlement général, vous pouvez fournir des preuves à l’autorité de contrôle pour assurer la gestion des données et la sécurité informatique. Pour respecter la démarche de mise en conformité, le logiciel propose au responsable de la cybersécurité et de la protection des données, une interface facile et simple à utiliser pour l’accompagner dans la réalisation de ses tâches. L’objectif est d’avoir un meilleur suivi de l’ensemble des analyses d’impact de la gestion des données de l’entreprise en fonction des demandes de la CNIL.

Deux versions s’offrent à vous pour utiliser le logiciel :

  • la première consiste à avoir une version à télécharger et à installer sur les ordinateurs ;

  • la seconde consiste à déployer un système sur les serveurs de votre entreprise.

Quel que soit votre choix, il faut toujours un abonnement pour toujours être sûr de la mise en conformité de la protection et des traitements de données privées. Faites une comparaison, que ce soit au niveau des fonctionnalités ou du tarif logiciel RGPD

Quelques raisons pour lesquelles vous devez utiliser ce genre de logiciel

Votre data protection officer ou délégué à la protection des données doit utiliser ce logiciel pour pouvoir constituer les documents indispensables, notamment les preuves demandées par la CNIL. Cette commission nationale de l’informatique et des libertés peut à tout moment vous demander de justifier les tâches relevant de la responsabilité du DPO. Voici quelques avantages à bénéficier :

  • l’analyse d’impact liée à la protection des datas DPIA ;

  • la tenue du registre des traitements de données à caractère personnel ;

  • la conservation des preuves de consentement des clients ou du personnel comme le stipulent les textes de la loi des nouvelles obligations ;

  • l’accès à la liste des services et applications interagissant à chaque étape de traitement informatisé ;

  • la catégorisation des données sensibles liées à la santé ;

  • la fixation de la finalité d’utilisation des traitements selon la nature des datas récoltées ;

  • la mise en place d’une analyse et d’une gestion des risques afin d’optimiser le niveau de protection ;

  • la vérification des procédures de chiffrement qui garantissent la sécurité des datas ;

  • la mise en place des dispositifs permettant aux personnes concernées d’avoir accès sur leurs informations ;

  • la vérification systématique et la mise jour des données du côté des sous-traitants.

Comment faire pour choisir le bon logiciel RGPD ?

Voici les critères de base pour vous aider à faire le bon choix d’éditeurs de logiciel :

  • tenez compte du registre de traitement de vos données personnelles : avec le règlement général européen, il est aujourd’hui obligatoire de tenir ce genre de document, à la fois à jour et complet ;

  • les audits de conformité doivent être régulièrement réalisés pour assurer la mise à jour des processus : finalité, destinataires, usage des données, etc. ;

  • les analyses d’impact : un bon outil informatique doit obligatoirement permettre d’assurer leur gestion et la visualisation des résultats ;

  • le tarif logiciel RGPD : il varie selon le fournisseur avec qui vous faites affaires. En effet, certains logiciels sont accessibles de manière gratuite et d’autres le sont sur abonnement. Optez pour un outil qui peut aussi bien répondre à votre budget qu’assurer la sécurité de votre structure.