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Les destructeurs de documents : indispensables au bureau

Si les entreprises ne font pas attention, leurs poubelles peuvent se révéler être de véritables sources d’informations inestimables. Certains documents confidentiels se retrouvent parfois à la portée de n’importe qui, si des précautions ne sont pas prises. C’est pour cela que dans presque tous les bureaux qui se respectent, il y a au moins un destructeur de documents.

Les avantages d’avoir un destructeur de documents

La sécurité des informations est bien entendu le premier avantage d’investir dans des destructeurs de documents. Il peut y avoir beaucoup d’impacts négatifs sur une entreprise ou ses clients si des données confidentielles venaient à tomber entre les mains des mauvaises personnes. Et beaucoup de ces secrets sont encore imprimés sur papier malgré la progression de la numérisation. Pouvoir détruire certains documents garantis à une organisation que la concurrence ou des personnes malintentionnées ne puissent exploiter aucune faille. Mais ce n’est pas seulement une question de sécurité.

En effet, il s’agit aussi d’une question d’organisation. Le fait de se débarrasser des documents non importants permet à une entreprise de libérer de l’espace, mais limite aussi le volume de ses déchets. Il est alors très pertinent d’opter pour un destructeur de papier. Cela paraît dérisoire, mais les effets peuvent réellement se faire ressentir au moment de payer les prestataires qui s’occupent des déchets. La plupart de ces derniers facturent au volume. Plus besoin aussi de faire broyer ses documents par quelqu’un d’autre. Tout peut se faire du bureau, en même pas quelques secondes. Toujours plus d’économie à la clé que ce soit d’argent ou de temps. Ainsi, une entreprise gagnera en dynamisme et en efficacité en utilisant le bon matériel. Il existe différents modèles sur le marché, avec différentes caractéristiques, qui s’adaptent à plusieurs types de besoins.

Les critères à prendre en compte pour bien choisir un destructeur de documents

Comme le premier avantage parlait de sécurité des informations et de confidentialité, il s’agit justement des premiers critères clé dans le choix d’un destructeur de documents. En effet, il existe différents niveaux de destruction allant de P-1 à P-7 qui varient selon la largeur des morceaux souhaités. Plus ce niveau est élevé, plus le document sera déchiqueté. À cela s’ajoute aussi la forme des coupes désirées : droites ou croisées. Une fois que les critères de sécurité sont assurés, il faut se pencher sur la capacité générale de la machine. Les modèles varient aussi selon la fréquence d’utilisation. Pour un volume important de documents dans un grand open space par exemple, il est nécessaire de prendre des modèles très performants.

Enfin, il existe deux grandes catégories si l’on prend en compte le cycle de fonctionnement. Dans le cas des destructeurs de documents en cycle continu, ils peuvent assurer un rythme constant sans coupure. C’est donc le contraire pour les machines en cycle minuté. Ces derniers ne peuvent pas tourner en permanence, mais nécessitent une certaine pause pour refroidir. Ce n’est évidemment pas le meilleur modèle à adopter, car cela peut nuire au bon fonctionnement de l’entreprise.