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Comment assurer le succès d’une réunion ?

La réunion des collaborateurs est une démarche-clé dans toute organisation. En effet, il s’agit d’une occasion privilégiée pour communiquer avec toute l’équipe. Mais pour être efficace, cette opération doit être organisée avec soin. Ici, si le contenu et les participants sont déterminants, le choix du lieu et de l’heure reste des points importants. Aussi, pour favoriser une meilleure assimilation des informations, on pensera à prévoir des animations pour dynamiser la séance. Pour cela, le spectacle de théâtre constitue une idée intéressante.

Les clés de réussite d’une réunion d’équipe

Outil essentiel du management d’équipe, la réunion permet de faire un bilan des activités, d’informer et de briefer les collaborateurs. Ainsi, elle participe à la communication interne d’une entreprise. Mais la réussite de cette opération tient en partie de sa bonne préparation. Il convient tout d’abord de définir un objectif pour mieux décliner l’ordre du jour. En fonction du contexte, on peut aborder un seul ou plusieurs sujets. Dans tous les cas, il faut abréger au maximum la durée. En effet, plus la séance est longue et moins l’équipe sera attentionnée. Ce qui rend la démarche stérile. Par la suite, selon les points abordés, on doit choisir les bons participants. Cela consiste à convoquer uniquement ceux qui ont un réel  intérêt à prendre part à la rencontre.

Afin d’optimiser la dynamique des échanges, il est conseillé de prévenir les collaborateurs afin qu’ils se préparent. Cela évitera l’improvisation ou les périodes de  blanc. Enfin, l’endroit où se déroulera l’opération constitue un critère important. Ainsi, pour rendre la présence du manager moins pesante, il vaut mieux sortir de son bureau. Dans ce cas, le choix d’une salle de réunion est judicieux. Par ailleurs, pour détendre l’équipe et transmettre efficacement les messages, on peut également louer une salle de réunion à l’extérieur du siège de l’entreprise. Cette pratique est désormais courante en France.

L’animation : un point essentiel pour rendre les réunions plus motivantes

Thèmes, lieu, participants, il existe autant de critères à considérer lors de la préparation d’une réunion. En effet, tous les détails doivent être étudiés pour éviter la passivité des collaborateurs. Selon une étude, un cadre en réunion commence à perdre son attention au bout de 52 minutes. Ainsi, non seulement il ne faut pas s’éterniser, mais surtout, on doit animer l’opération. Pour cela, les animateurs peuvent se prendre par plusieurs manières. Pendant la démarche, il est conseillé de trouver des activités collaboratives. De cette façon, chacun pourra participer. Cela permet de maintenir une certaine dynamique tout au long de la session, mais cette approche aide aussi à détendre l’atmosphère.

Par ailleurs, afin de motiver les collaborateurs à prendre part à la réunion, l’astuce consiste à leur proposer un moment de détente à la fin de la séance. Il s’agit de conclure cette dernière en toute beauté. Cela contribuera grandement à améliorer les relations interpersonnelles au bureau. Si le tour au restaurant ou dans une terrasse reste un classique, le manager peut aussi conduire son équipe à un spectacle de théâtre. Au lieu d’aller sur les lieux du show, il est possible d’organiser une représentation privée pour son personnel. Les comédiens s’en donneront à cœur joie de se déplacer à l’endroit convenu. Plus de détails sur afterwork-theatre.com.